如何培養高效能的學校行政人員

傅立圻

|回目錄頁|回首頁|

引言
要提高學校教育的質素,除了優秀的前線工作教師及投入充足的資源外,更重要是擁有一群高效能的學校行政人員。鄭燕祥(1991)指出:〝最優秀的教師在無能的校長領導下也將不能發揮應有的效能〞;加上學校行政人員是肩負著推動整所學校有效運作的責任,按資助則例第58條示:〝校長應遵從校董會的指示,負起學校的教學及管理責任〞。由此可見,如何提高學校行政人員的效能是不容忽視的。一般小學教師在教育學院受訓時皆未曾接觸過該如何成為一名學校行政人員,究竟作為學校行政人員應擔任甚麼角色?應具備甚麼素質或特徵才算是高效能?

下交首先討論高效能學校行政人員的意義,再就高效能學校行政人員應具備的特質,分別指出如何評定學校內各行政人員是否符合高效能的要求,最後討論一些培養高效能學校行政人員的方法。

 

高效能的學校行政人員的意義
效能(effectiveness)可顯示一名行政人員的表現。它是指一種〝能選取合適的目標或切合時宜的行動以達成目標的能力〞。杜力克(Drucker)認為即〝做對事的能力〞(do the right things)。此外,鄭燕祥(1991)亦對校長的效能作出一個定義,他認為〝校長領導並促成教師、學生、教學情境及學習情境等協調地發揮其效能或作用,以致達成或超出預期的教育產出及組織情境目標的能力,就是「校長效能」。〞

能充分發揮效能的學校行政人員,可使工作更順利地達到預期的目標,對改善學校質素或提高整所學校的效能均有直接的關係。

 

如何評定高效能的學校行政人員
只有明白高效能學校行政人員的特質,方能評鑑一名學校行政人員效能的高低。研究管理人員的學者,一般將具效能行政人員的特質分成天賦的和後天培養的兩類。

天賦方面,鄭氏(1991)認為一名高效能學校行政人員應有以下十四點人格素養:1.判斷;2.主動;3.正直;4.遠見;5.幹勁;6.人際關係;7.堅決; 8.可信賴;9.情緒穩定;10.公平;11.雄心;12.獻身工作;13.客觀;14.合作。

後天方面,Chris Argris(1953)認為,行政人員應具備下列九項外顯的行為特質:

1.在困難的環境下,仍能有效工作。

2.能讓他人參與解決難題。

3.客觀反省自己的判斷和行動。

4.調查研究時,能不引致他人的敵視及抱怨。

5.有婉轉表達不滿的技巧。

6.「勝」不驕,「敗」不餒。

7.適當地應付上級相反之決定。

8.認同於工作或專業團體。

9.能確立切合實際之目標。

另外,歐陽英昌(1995)亦認為行政人員必須懂得在不同情境下變換成不同的角色,包括:在學校中出現人事糾紛時充任仲裁者,控制事件使之不致惡化。此外,在平時建立一個良好的人際關係網,扮演政治家的角色,使方便提出建議,作出決定或推行計畫。行政人員亦需要代表學校,對外發表意見,例如參加不同類型的專業研討會,代表工作單位與校董會甚至教育署進行會議,充當外交家的身份。

校長是學校日常運作中最高的領導者,故校長在校內既是行政主管,也是專業人員和領袖。因此所有行政功能(計畫、組織、領導、控制)必須由校長負責。包括為學校訂立目標,策畫及統籌週年計畫,組織資源,推行校政,領導下屬執行計畫,並且要認識學生和校內工作人員,留意反饋,因應各人之能力、需要,而作出相應措施,例如適當地作出工作分配,或給予適當之獎賞鼓勵,並要著力培訓校內教職人員之專業發展,例如鼓勵及支持教師積極進修,或為新入職教師提供足夠之輔導工作。除以上所舉之行政技巧外,校長還須擁有一定的知識基礎,包括對教育專業的認識,對學校運作的認識,以及對管理學的認識。

學校除了校長擔當領袖角色外,還須其他主任級的中層行致人員互相配合,方可提高學校運作的效率和效能。作為主任,是肩負起教師和校長間之溝通橋樑,是資訊傳遞者,向上須協助決策,向下須實際執行,而各主任亦是與教師密切接觸的行政人員,是故其「政治家」角色尤其重要。

由此可知,要鑑別一名學校行政人員的效能,除要觀察他的工作表現(擔任的角色及其他行為表現)外,還須了解其個人性格(人格素養)、人際關係、溝通能力等。

 

培養高效能學校行政人員的方法
有學者認為高效能學校行政人員的特質,有許多是後天學習而得,故可藉加強訓練以提升效能。

對行政人員提供實際參與工作的機會。只有透過實際工作環境,方可訓練出行政人員的判斷能力,亦能讓他瞭解所服務對象應包括學生,上、下及同級人員,家長以致公眾,使其「專業取向」不局限於教學、訓導和課程上,而推廣到政策制定等更廣的教育專業層面上。

幫助建立成就感。透過權力下放,使中層人員參與決策,重視行政人員的判斷,提高其自信心;另外,適當的讚賞和信任,亦可使其增加對工作機構的歸屬感。

提供進修機會。上文曾提及行政人員須擁有一定的知識基礎,包括對教育專業的認識,對學校運作的認識,以及對管理學的認識。校方必須鼓勵員工進修,例如為其招聘代課老師,重視進修後的資格等。進修途徑方面,教育專業上有香港教育學院辦的語文教師在職訓練課程,或其教育文憑課程,甚至其他院校辦與教學相關之兼讀學位課程;而關於管理學的認識,教育署一向有每年為學校行政人員開辦的訓練課程,參與這些課程,讓學校行政人員接受計畫和決策的技巧。透過不同的進修途徑,一方面充實學校行政人員的專業知識,更重要是提高其個人素養,使其成為一「反思型從業員」,為工作上的挑戰作好準備。

完善之評鑑準則。要提高學校行政人員的效能,必須讓行政人員清楚了解自身之責任,故有必要編寫完整之行政人員專業守則,俾能有所依據。

 

總結
本文主要以高效能學校行政人員應具備的特質作依據,帶出評定高效能學校行政人員的準則及培養這些特質的方法。要培訓高效能的學校行政人員,除要在校內提供足夠的參與決策機會外,行政人員在心理上的準備和管理技巧的訓練亦是不可忽視的。

 

參考書目
一) 鄭燕祥《教育的功能與效能》1991年11月,香港:廣角鏡出版社有限公司。

二) 香港教育工作者聯會、香港教育資料中心合編《香港教育手冊》1993年11月,香港:商務印書館。

三) 李沛鏜等《香港津貼小學教師校政決策參與研究》載陳若敏主編〈初等教育學報〉1993年11月,第四卷第一期,香港:香港中文大學教育學院。

四) 饒美蛟等著《企業管理學導論》1994年10月,香港:商務印書館。

五) 香港教育署《學校管理新措施──資助小學行政手冊》1994年,香港:香港教育署。

六) 歐陽英昌《E311教育行政修讀單元(一)》1995年,香港:香港公開進修學院。

 

|回頂端|回目錄頁|回首頁|

Copyright © 立圻教學研討室, Aug,1999 (H.K.)
All Rights Reserved.